Как написать объяснительную и служебную записку: готовые шаблоны на случай опоздания или ошибки

Опоздали на работу, ошиблись в отчёте или что-то случилось — руководитель сказал «напишите объяснительную». Правильно написанное письмо может смягчить или вовсе предотвратить взыскание. Ниже — правила и готовые шаблоны.

[Кому (должность и Ф.И.О. руководителя)]
от [Ваши должность и Ф.И.О.]

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

[Что произошло (дата, время, обстоятельства)].

Причина: [Причина (лучше подтвердить документом)]

[Какие меры примете в будущем]

[Дата]                                   Подпись: __________

Что говорит закон

• Работодатель до применения дисциплинарного взыскания обязан затребовать от работника письменное объяснение.
• Отказ работника дать объяснение не препятствует применению взыскания.
• Взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни или отпуска работника).
• За проступок, выявленный ревизией или аудитом, — не позднее 2 лет со дня совершения.
• Приказ объявляется работнику под подпись в течение 3 рабочих дней.
• Взыскание действует не более 1 года.

Как писать объяснительную

1. Точно изложите факт — дата, время, что произошло. Не «опоздал», а «15 октября пришёл на работу в 10:20 вместо 09:00».
2. Укажите причину — по возможности с документом (справка врача, сведения о работе метро или дорожной ситуации).
3. Напишите о мерах — что сделаете, чтобы это не повторилось.
4. Пишите кратко и спокойно — без эмоций, обвинений и споров.

Не стоит писать: обвинения в адрес других, грубые выражения, непроверенные факты, отговорки вроде «все опаздывают».

Когда пишется служебная записка

• о поломке оборудования или опасной ситуации;
• о недостаче, утрате или несоответствиях в документах;
• о нарушении со стороны коллеги;
• с просьбой о дополнительных ресурсах, сотрудниках или разрешении.

Служебная записка — письменное доказательство того, что вы предупреждали. Если проблема позже разрастётся, она защитит вас от ответственности.

Если считаете взыскание неправомерным

• При ознакомлении с приказом напишите «ознакомлен, не согласен».
• Можно обратиться в комиссию по трудовым спорам или в суд.
• Если нужно заявление об увольнении: Заявления о приёме, увольнении и отпуске.